Počínaje dnem 24.2. 2023 jsou Správou základních registrů zdarma rozesílány roční výpisy o využívání údajů v registru osob. Právnické osoby a fyzické podnikající osoby, které mají v registru osob zapsanou aktivní datovou schránku, obdrží za kalendářní rok 2022 seznam orgánů veřejné moci a soukromoprávních uživatelů údajů, které využívaly referenční údaje dané osoby a k jakým účelům. Výpis má informativní charakter a slouží ke kontrole přístupů k referenčním údajům osoby.
Tato služba vyplývá ze zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech, ve znění pozdějších předpisů, konkrétně z ustanovení § 14 odstavce 4: „Záznam o využívání údajů v základním registru zasílá správce příslušného základního registru bezplatně osobě uvedené v odstavci 3 (osoba, o které jsou tyto údaje vedeny), má-li zřízenu a zpřístupněnu datovou schránku, vždy za každý uplynulý kalendářní rok, do datové schránky.“ Na zprávu není třeba odpovídat ani výpis poskytovat k dalšímu využití.
Do datové schránky bude doručen výpis s názvem „Záznam o využívání údajů v registru osob“. Prostřednictvím tohoto výpisu je příjemce informován, který orgán veřejné moci (OVM) nebo soukromoprávní uživatel údajů (SPUÚ) si vyžádal informace z registru osob (položka Subjekt), pod jakou agendou (položka Agenda), kdy tak učinil (položka Datum a čas), prostřednictvím jakého agendového/soukromoprávního informačního systému tak učinil (kód AIS/SSVÚ) a z jakého důvodu (Důvod/účel). V případě, že výpis o využívání údajů obsahuje vyšší počet záznamů, bude doručen v několika na sebe navazujících datových zprávách. Každá datová zpráva bude obsahovat dvě přílohy, a to ve formátu pdf a ve formátu csv, který je strojově čitelný. Požadavek na zasílání strojově čitelného záznamu vyplývá z § 4b zákona č. 106/2009 Sb., o svobodném přístupu k informacím, obsah údajů v obou přílohách je totožný.
Pokud by příjemce měl pochybnosti o oprávněnosti přístupu uvedených subjektů k referenčním údajům jeho osoby vedeným v základním registru osob, může se obrátit přímo na příslušný subjekt s žádostí o poskytnutí doplňujících informací. Toto právo mu náleží ze zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím. V této souvislosti je potřebné upozornit, že referenční údaje registru osob jsou až na výjimky údaji veřejnými. Dále je třeba upozornit, že se ve výpisech mohou objevit i záznamy vyplývající z chyb při připojování OVM/SPUÚ k registru osob (např. cyklické čtení údajů z registru jedním OVM/SPUÚ, nevyplněná položka Důvod/účel apod.). V reálném provozu jsou zaznamenávány systémem automaticky všechny dotazy na referenční údaje. Český statistický úřad ani Správa základních registrů nemohou ovlivnit obsah jednotlivých položek obsažených ve výpisu.
V případě, že osoba zapsaná v registru osob má zájem o „Záznam o využívání údajů v registru osob“ a nemá zřízenu datovou schránku, může požádat o vyhotovení výpisu na kontaktním místě CzechPOINT. Takto získaný výpis je však zpoplatněn, proto doporučujeme na místě předem ověřit počet stránek výpisu.
Seznam nejčastějších dotazů a odpovědí k ročním výpisům o využití údajů v registru osob
- Proč mi byl výpis zaslán?
Výpis je zasílán automaticky bezplatně za každý uplynulý kalendářní rok všem subjektům vedeným v registru osob, které mají zřízenu a zpřístupněnu datovou schránku. Jde o splnění povinnosti z § 14 odst. 4 zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech, ve znění pozdějších předpisů.
- Nerozumím, co se ode mě žádá a co mám s výpisem udělat?
Na výpis není třeba reagovat ani jej nikam zasílat. Výpis má informativní charakter. Obsahuje informace o tom, které orgány veřejné moci nebo soukromoprávní uživatelé údajů, v jaké agendě a z jakého důvodu se na Vaši osobu v registru osob dotazovali. Pokud jako příjemce zprávy máte jakékoliv pochybnosti o oprávněnosti přístupu uvedených orgánů veřejné moci k referenčním údajům Vaší osoby vedeným v základním registru osob, může se obrátit přímo na příslušný subjekt s žádostí o poskytnutí doplňujících informací - najdete jej ve sloupci Subjekt (OVM/SPUÚ). Toto právo Vám náleží ze zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů.
- Jak poznám, že jsem subjektem údajů v registru osob a jaké údaje jsou o mě vedeny?
Registr osob vede údaje o osobách uvedených v § 25 zákona č.111/2009 Sb., o základních registrech, ve znění pozdějších předpisů. Stejný zákon v § 26 stanovuje, které údaje se o osobě vedou. Bližší informace naleznete na https://www.czso.cz/csu/czso/registr_osob.
- Jsou výpisy zasílány zdarma a jak často?
Výpis je odesílán jedenkrát ročně (za uplynulý kalendářní rok) a bezplatně do datových schránek subjektů údajů.
- Nemám datovou schránku, jak mohu výpis získat?
Pokud nemáte zřízenu a zpřístupněnu datovou schránku právnické osoby či podnikající fyzické osoby, můžete jako subjekt údajů registru osob požádat o záznam o využívání údajů v registru osob za Vámi určené období na kontaktním místě veřejné správy Czech POINT. Vydání ověřeného výstupu je zpoplatněno částkou 100,-Kč za první a 50,-Kč za každou další stranu výpisu dle zákona č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích, ve znění pozdějších předpisů. Z tohoto důvodu doporučujeme předem ověřit počet stran výpisu.
- Zřídil jsem si datovou schránku, ale výpis mi nedorazil.
Odesílání probíhá jedenkrát za rok. Pravděpodobně jste si zřídil datovou schránku až po termínu odesílání. O výpis však můžete bezplatně zažádat vyplněním formuláře „Záznam o využívání údajů v registru osob" umístěném na Portálu veřejné správy. Je třeba mít na paměti, že datová schránka musí být nejen zřízena, ale i zpřístupněna.
Dalším důvodem pro neobdržení výpisu může být skutečnost, že o Vás nejsou vedeny referenční údaje v registru osob (tzn.nejste subjektem údajů v registru osob), a proto jste nemohl obdržet tento výpis.
